Projektzyklus und Evaluation

Eine Idee für ein Projekt entsteht in der Regel auf der Partnerseite. Eine lokale Partnerorganisation (bereits Partner der DESWOS oder nicht) hat einen bestimmten Bedarf festgestellt.

Beispiel:

Es fehlt in einer Region an Schulen.

Der Partner reicht eine Projektskizze ein:

Sie beschreibt die Problemsituation,

Beispiel:

Ein mangelndes Bildungssystem.

die Probleme der Zielgruppe, die von dem Projekt profitieren soll

Beispiel:

Insbesondere Mädchen können nicht zur Schule gehen.

und welche Veränderung durch das Projekt bewirkt werden soll.

Beispiel:

Verbesserung der Bildungssituation in einer Region, insbesondere für Mädchen.

Die von der Partnerorganisation eingereichte Projektskizze wird von der / von dem Projektverantwortlichen anhand bestimmter Kriterien geprüft.

Zum Beispiel:

• passt das eingereichte Vorhaben zu den Themen (Hausbau, Bildung, Gesundheit) der DESWOS?

• Ist der Partner als ein gemeinnütziger Träger in einem so genannten Entwicklungsland registriert?

• Ist das Vorhaben gemäß Satzung zielgruppenorientiert?

• Ist die Kostenplanung angemessen und schlüssig?

• Und natürlich die wichtigste Frage überhaupt: hat die DESWOS genügend Mittel, um das Vorhaben zu finanzieren?

Unmittelbare Ablehnungskriterien sind

zum Beispiel:

• Herabsetzung der Zielgruppe,

• Vorhaben orientiert sich in einem anderen Themenbereich,

• Partner verfolgt politische / missionarische Ziele

• oder unverhältnismäßige Finanzierungsanfrage (wie hohe Verwaltungs- und Personalkosten).

Sind jedoch alle Kriterien erfüllt, erfolgt der nächste Schritt.

Die Partnerorganisation arbeitet einen detaillierten Projektantrag aus. Dieser beinhaltet eine umfassende Analyse des Kontextes und der Problemsituation der Zielgruppe,

zum Beispiel:

Grad der Marginalisierung, Alter, Geschlecht, Anzahl

die Veränderung, die bewirkt werden soll und die Aktivitäten, die zur Zielerreichung dienen. Ziele, Aktivitäten und Indikatoren, die den Grad der Zielerreichung messen, werden anhand einer Interventionslogik, dem so genannten „Logframe“, dargestellt. 

Der Projektantrag wird partizipativ unter Einbeziehung der Zielgruppen und anderer beteiligter Akteure, zum Beispiel lokaler Autoritäten, erstellt. 

Hiermit soll garantiert werden, dass die formulierten Zielsetzungen auch den Anliegen der Zielgruppen und dem tatsächlichen Bedarf in der Interventionszone entsprechen.

Der/ die Projektverantwortliche steht der Partnerorganisation während der gesamten Projektantragsphase beratend zur Seite, stellt Rückfragen und übersetzt den Antrag aus der lokalen Sprache (Französisch, Englisch oder Spanisch) ins Deutsche. Es finden in der Regel mehrere Planungstreffen per Telefon, Zoom / Jitsi oder manchmal direkt vor Ort statt. 

Die Projektantragsphase ist höchst spannend und kann als ein kreativer und partizipativer Austauschprozess beschrieben werden. Sie schafft eine Kooperationsbasis zwischen Partnerorganisation und DESWOS.

Der fertige Projektantrag wird seitens der / des Projektverantwortlichen genau geprüft und entweder bei externen Geldgebern eingereicht

zum Beispiel:

BMZ, Stiftungen oder Förderpartner

oder innerhalb der DESWOS dem Vorstand zur Bewilligung vorgelegt.

Nach der Projektbewilligung durch externe Geldgeber oder den Vorstand der DESWOS und Erstellung des Projektvertrages zwischen der DESWOS und dem Projektpartner, werden dem Partner die ersten Mittel ausgezahlt, und das Vorhaben vor Ort kann beginnen.

Der Vertrag hält insbesondere die Dauer des Projekts (1-3 Jahre), Höhe und Auszahlungstermine der Zuwendungsmittel, Termine für das Berichtswesen und Mechanismen bei Nichteinhalten der Vereinbarung fest.

Das Projekt-Monitoring ist das Herzstück eines jeden Projektes. Es dient der Wirkungsbeobachtung. 

Wirkungen werden sichtbar, wenn sich das Verhalten und die Lebensumstände der Zielgruppen verändern. Wirkungsmonitoring beruht daher auf dem Vergleichen der Ausgangslage zu Beginn des Projekts (Ist-Situation) und der Situation zu bestimmten weiteren Zeitpunkten im Verlauf des Projekts. Die Ist-Situation wird dabei immer verglichen mit der gewünschten Zielsetzung des Projektes, der Soll-Situation. Monitoring ist also ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich.

Das Projekt-Monitoring erfolgt durch die Partnerorganisation im regelmäßigen Austausch mit der / dem Projektverantwortlichen – sowie innerhalb regelmäßiger Projektbesuche. 

Die Ergebnisse des Projektmonitorings werden von der Partnerorganisation in jährlichen Projektberichten festgehalten. Erfolge werden beleuchtet, Schwierigkeiten analysiert, Vorschläge für Projektanpassungen gemacht. Auch über die finanzielle Verwendung fertigt der Projektpartner einen Finanzbericht an. Einnahmen und Ausgaben werden per Beleg nachgewiesen und während einer Projektreise vor Ort seitens der DESWOS geprüft. 

Die Ergebnisse der Projektberichte fließen übersetzt in die Berichterstattung an externe Geldgeber ein und dienen auch als Informationsgrundlage für unsere Spender:innen.

Die DESWOS führt in den letzten Jahren zunehmend externe Zwischenevaluierungen durch, um die Wirksamkeit der Projektkonzeption kritisch zu überprüfen, und um mögliche Anpassungsvorschläge noch möglichst vor Ablauf der Projektlaufzeit integrieren zu können. Die Evaluierung wird lokal ausgeschrieben und von externen Gutachtern durchgeführt. 

Die durch den Entwicklungsausschuss der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD DAC) erstellten sechs internationalen Evaluierungskriterien bilden die konzeptionelle Grundlage unserer Evaluierungen:

Relevanz:

Wird das Richtige getan? Wie hoch ist die Relevanz oder das Gewicht der Intervention gemessen an den lokalen und

nationalen Bedürfnissen vor Ort?

Effektivität: 

Werden die gesetzten Ziele erreicht?

Impact / Wirkungen: 

Trägt die Entwicklungsmaßnahme zur Erreichung übergeordneter entwicklungspolitischer Ziele bei?

Nachhaltigkeit: 

Sind die positiven Wirkungen von Dauer?

Kohärenz: Inwieweit ist das Vorhaben zum Beispiel eingebettet in nationale / internationale Standards und Normen (wie Allgemeine Menschenrechte, 17 Nachhaltigkeitsziele)?

Effizienz:

Wie wirtschaftlich werden die Ressourcen genutzt?

Die Kriterien der Zwischenevaluierung bilden eine Bewertungsgrundlage. Je nach Kontext und Projekt werden die Fragen gemeinsam mit der Partnerorganisation und der / dem externen Gutachter:in angepasst. Der DESWOS ist es außerdem ein besonderes Anliegen, die Evaluierungsergebnisse im Sinne eines gemeinsamen Lernens und zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Arbeit zu nutzen.

Kleinere Projekte (zum Beispiel der Bau einer Schule) enden in der Regel nach rund einem Jahr. Der Partner verfasst dann einen Projektabschlussbericht und eine Endabrechnung. Das Projekt kann abgeschlossen werden. 

Größere, insbesondere BMZ kofinanzierte Projekte, enden in der Regel nach einer Laufzeit von drei Jahren. In einem abschließenden Verwendungsnachweis (sachlich / finanziell) wird ein Soll- Ist-Vergleich über die gesamte Laufzeit vollzogen. Schwierigkeiten, Erfolge und Lerneffekte werden gemeinsam ausgewertet und für eine mögliche künftige Intervention fruchtbar gemacht. 

Statt einer Zwischenevaluierung führt die DESWOS auch manchmal Endevaluierungen durch. Diese erfolgen nach dem gleichen Prinzip und Vorgehen wie bei Zwischenevaluierungen.